Opracowanie drogą do sukcesu

Opracowanie materiałów archiwalnych stanowi jedno z priorytetowych zadań archiwów państwowych. Polega na porządkowaniu materiałów archiwalnych, formowaniu jednostek, ich opisaniu i systematyzacji wewnątrz zespołu archiwalnego.  Końcowym etapem opracowania jest sporządzenie inwentarza ze wstępem. Wszystko po to, by usprawnić wyszukiwanie informacji oraz udostępnianie dokumentów.

Do końca ubiegłego wieku opracowywano zasób w oparciu o karty wypełniane ręcznie. W efekcie informatyzacji archiwów państwowych powstał Zintegrowany System Informacji Archiwalnej (ZoSIA), wdrożony we wszystkich archiwach w Polsce, który ułatwia archiwistom pracę, a użytkownikom korzystanie z zasobu.

Pracownicy Archiwum Państwowego w Opolu przystąpili najpierw do inwentaryzacji zgromadzonych materiałów archiwalnych, następnie do ich opracowania. W pierwszej kolejności opracowano materiały archiwalne wytworzone przez administrację przed 1945 r.: akta miast, starostw i wydziałów powiatowych. Następnie opracowano akta banków, administracji szkolnej oraz instytucji gospodarczych działających do 1945 r. Z początkiem lat 80. XX w. opracowano niemal wszystkie materiały archiwalne polskich urzędów funkcjonujących w latach 1945–1950: starostwa i wydziały powiatowe, zarządy miejskie i administrację gminną, prezydia gromadzkich i powiatowych rad narodowych. Ciekawą grupą akt są dokumentacje stowarzyszeń i związków działających po wojnie na terenie: Powszechna Organizacja „Służba Polsce”, Społeczny Fundusz Odbudowy Kraju i Stolicy, Towarzystwo Burs i Stypendiów Rzeczypospolitej Polskiej czy Towarzystwo Rozwoju Ziem Zachodnich.

Tempo opracowania zasobu zwolniło nieco podczas trwającego kilka lat remontu budynku przy ul. Zamkowej, zakończonego w drugiej połowie 1995 r. oraz ogólnopolskie skontrum zasobu w latach 1996–1997. Z końcem minionego wieku zintensyfikowano przyjmowanie i opracowanie akt. W latach 1997–2003 opracowano zespoły kluczowe do badań historii Opolszczyzny po 1945 r.: Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej i Urząd Wojewódzki w Opolu, Prezydium Powiatowej Rady Narodowej i Urząd Powiatowy w Opolu, Komitet Wojewódzki Polskiej Zjednoczonej Partii Robotniczej w Opolu oraz akta organizacji młodzieżowych z okresu Polski Ludowej. W latach 2000–2005 opracowano dużą liczbę akt sądów z lat 1874–1945 oraz notariuszy działających do 1945 r. na terenie Rejencji Opolskiej.

Dotychczas opracowano około 50 % zasobu archiwalnego, a 100 % posiada ewidencję umożliwiającą sprawne odnalezienie akt w magazynach. Jednym z największych osiągnięć ostatnich miesięcy jest opracowanie akt poniemieckiego Sądu Obwodowego w Koźlu oraz unikatowej Spuścizny Augusta Kastnera.